電子メールの受信トレイをクリアするときですか？

四月 24, 2024

自宅で仕事をしていても、家の外で9時から5時まで仕事をしていても、コンピュータの受信トレイを使用してメッセージの一部をアーカイブできます。受信トレイを使用してアーカイブする場合は、使用可能なストレージの量に注意してください。

大きな添付ファイルを含むメールは、多くのスペースを消費する可能性があります。利用可能なメールアカウントの多くはユーザーのストレージ容量を増やしていますが、保存しているものを把握しておくことをお勧めします。「緊急」または「かわいい」フォワードは、時間があるときに友人に送信したり読んだりするために保存されることがあります。数ヶ月後、あなたはそれを見つけて、それが非常にキュートではなく、緊急でもなかったことに気付きます。転送されたメッセージを楽しんでいない場合は、送信しないように友人に依頼するか、単に削除してください。

受信トレイにメッセージを残すのではなく、代わりにフォルダーを作成することもできます。重要な電子メール用のオンラインアーカイブファイルフォルダーを作成することを検討してください。

個人用メールを消去するとき、これが最後に必要だったのはいつですか？重要だと感じているが、6か月間使用していない場合は、アーカイブしてください。すべてまたはほとんどの電子メールシステムには、大きなファイルを保存する能力があります。メールが上司からのものである場合は、彼女の名前でフォルダを作成し、そこにアイテムを保存します。会議を確認する一般的なメモであり、会議が開催されている場合は、会議の件名、日付、時刻、および出席者の名前がカレンダーに表示されるため、メモは不要になります。多くの企業には、文書を保存する期間についての規則と規制があります。同じルールが電子メールに適用される場合があります。そのため、削除ボタンを押す前に規則と規制を読んでください。

すべてを保存したい人もいれば、望まないものを捨てるのを嫌がる人もいます。最終的には、両方のプラクティスは、レンガとモルタルの世界のパックラットであるのと同じ問題、つまりスペースと混乱の問題を引き起こす可能性があります。アイテムを保存する理由を思い出せない場合は、重要ではない可能性があります。このようなアイテム用のその他のアーカイブファイルを作成します。このキャッチオールダークホール内のすべてを投げないように注意してください。

アーカイブ用に電子メールを分類する簡単な方法は、検索機能を使用して、件名または固有名で電子メールのリストをプルアップすることです。 Anthony ParksがHamiltonプロジェクトに関するメールを送信した場合は、Anthony ParksまたはHamiltonプロジェクトを検索してください。メールを受け取ったら、プロジェクト名または個人の名前の下にフォルダを作成します。

文書内の言語の形式や流れが好きなため、特定の着信文字やフォームを保存しますか？できるだけ早くドラフトを準備し、すぐに「ドラフト」フォルダに配置することをお勧めします。

電子メールを少し整理するだけで、電子メールファイルを整然と整理できます。