パッケージ化されたファイリングシステムの長所と短所

• かもしれません 7, 2024

紙の管理とファイリングは、ほとんどすべての人の最も嫌われている組織化タスクのリストのトップ近くにあります。どれくらいの期間保管する必要がありますか？どこに行けばいいですか？保存するフォルダを何と呼ぶべきですか？

パッケージ化されたファイルシステムキットは、ファイルの保管場所、保管期間、フォルダーのラベル付けを適切に指示するので、紙の管理から痛みを取り除くのに役立つ場合があります。ただし、いくつかの欠点もあります。ここに、私が試した1つのシステムの長所と短所を示します。
Homefileによる財務計画オーガナイザーキット。

キットの内容
Homefileのファイナンシャルプランニングキットには、22枚のファイル区切りカード、クイック検索インデックス、システムの使用方法、アカウント情報、保険情報、個人データなどを記録するためのスペースが記載されたハンドブックが含まれています。

使い方
ファイナンシャルプランニングキットの各ファイル分割カードには、特定のカテゴリをリストするタブがあります。たとえば、保険：健康と障害。カード自体は、そのファイルにどのような種類の書類を入れるべきか、別のファイルに入れるべき書類、およびそこに隠しておく書類の長さを詳述しています。

各ファイル区切りカードをぶら下げファイルフォルダーに配置し、そのフォルダーにカードで指定された用紙を入れます。 （銀行口座などの一部のカテゴリは十分に幅広いため、ハンギングフォルダー内でマニラファイルフォルダーを使用して、異なるアカウントの論文を分離することをお勧めします。）クイックインデックスカードとハンドブックは、すべての前のハンギングファイルフォルダーに入れますそうしないと;書類を提出または取得する必要があるときはいつでも、インデックスはどこを見るかを教えてくれます。

システムについて好きなこと
最近、Homefileのキットをテストすることにしました。ハンドブックの指示に従って、新しいファイリングシステムをセットアップし、キットのカテゴリとガイドラインに従って論文を再提出しました。ファイルを保存する場所を決める必要も、ハンギングフォルダーのラベルを作成する必要もなかったため（カードのタブの目的です）、プロセスはかなり迅速に進みました。

書類を移動すると、キットが推奨するように、クレジットカードの明細書やクレジットレポートなど、以前に別々に保存していたいくつかのカテゴリがより適切に組み合わされていることがわかりました。また、インデックスは非常に便利だと思いました。特定の論文をどこに掲載したかを覚える必要はなく、単にインデックスで調べることができました。これは時間の節約になる可能性があります。

ワークブックは、このシステムが複数の場所にファイルを持っている人（主な居住地や別荘など）や、複数のファイルセットを担当している人（自分や年配の親など）に特に役立つ可能性があることを指摘しています。同意する。このキットにより、出願に関してホイールを再発明する必要がなくなります。

欠点
ファイリングシステムの作成を深くすればするほど、キットについて、自分とうまく合わないことがわかってきました。

• まず第一に、カテゴリ間でいくつかの紛らわしい区別とクロスオーバーがありました-卒業証書は、例えば、個人フォルダーに保存されることを意図していますが、成績証明書はSchools＆Childcareフォルダーに保存されます（しかし、私は現在学校にいないので、子供がいます）。
  
• キットの指示に従うことにより、私は論理的に思えないいくつかの変更を行う必要がありました。たとえば、大規模な購入の領収書は、通常、借受人の保険情報とともに保存します（請求する場合にのみ参照するため）には、保証書とユーザーガイドを提出することを意図しています。
  
• また、いくつかのカテゴリが欠けていることもわかりました。たとえば、定期的な請求書（ユーティリティ、電話など）をどこに提出するかは示されていませんでしたが、特定のリストに載っていない論文に出会ったときに、ワークブックにはインデックスをカスタマイズするスペースがありますカテゴリの場合、これにより、システムの目的が事前に決定される可能性があります。
  
• 最後に、システムのロジスティクスの一部が不完全であることがわかりました。このキットでは、所得税申告書とフォルダ内のサポート情報を提出することを推奨していますが、最も基本的な1040以外のものは、1つのぶら下がっているフォルダがいっぱいになる可能性があります。また、ファイルカード自体も少し高すぎます。部分的にいっぱいになったマニラファイルが1つでもあるハンギングフォルダーに置いたとき、使用していたファイルボックスの上部を閉じることができませんでした。
  

一番下の行
既に何らかのファイリングシステムを設置している場合、私がしたように、物事をどこに提出するかを決める際に、自然な傾向を無効にすることは難しいかもしれません。キットのカテゴリ間で時々混乱するクロスオーバーは、イライラする可能性があります。また、従来のファイリングカテゴリに簡単に分類できない論文がある場合もsty地に陥ることがあります。

反対に、このキットは、ほとんどの主要なファイリングカテゴリを予測し、各カテゴリに何が入るのか、何が入らないのか、各フォルダの内容を消去するのが安全な時期を明確に指定するのに適しています。また、セットアップも簡単で、基本的なファイリング用品以外の機器は必要ありません。あなたが紙に圧倒されて、物事がどこに行くかを決めなければならないという考えに麻痺していると感じるなら、またはあなたが基本的で簡単なファイリングシステムが欲しいだけなら、Financial Planning Organizer Kitはただのチケットかもしれません。

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