Outlookルールを使用してメールを整理する

かもしれません 8, 2024

以前は

以前、私はフォルダーを使用してOutlookメールを整理することについて書きました（記事については以下のリンクを参照してください）。これはメールを整理する素晴らしい方法ですが、メッセージを正しいフォルダーに手動で移動する必要があります。もっと簡単な方法があるとしたらどうでしょう？

良いニュースです！もっと簡単な方法があります！

Outlookを使用している場合、アクションまたはイベントによってトリガーされる一連のアクション、条件、または例外であるルールを作成して、メールを整理することができます。たとえば、上司からのメールをIgnoreというフォルダーに移動するルールを作成できますが、これは最高のキャリア移動ではないかもしれません！

ルールを使用して、メールをフォルダーに自動的に移動したり、指定した送信からメールを削除したり、メールに返信したりすることができます。実現したい内容によって可能性は無限です。ルール作成の背後にある基本的な考え方は次のとおりです。

トリガーを決定する（受信したメール、送信したメールなど）
アクションの決定（メールの削除、メールの移動、メールへの返信など）
例外を決定する-ルールが適用されないメッセージ

MS Outlookでルールを設定するには：

選択する道具
クリック ルールとアラートについて
クリック 新しいルール

この時点で、テンプレートからルールを作成するか、空のルールから開始するように求められます。基本的なルール（フォルダーへの移動など）を作成する場合は、テンプレートを選択して[次へ]をクリックします。ルールを最初から作成する場合は、[空のルールから開始]を選択し、ウィザードに従って新しいルールを作成するプロセスをステップごとに実行します。

ルールを設定したら、ルールをテストして適切に動作することを確認することをお勧めします（自動応答ルールなど、すべてのルールを簡単にテストできるわけではありません）。ファイルをフォルダーに移動するルールを作成する場合は、ルールに適切な基準を持つメッセージを選択し、[このルールを今すぐ実行する]を選択して、ルールをテストできます。

ご覧のとおり、ルールはメッセージの狂気を抑えるのに非常に役立ちます。受信トレイを見て、メールの管理とファイリングをより速く、より簡単に、自動化するために使用できるルールを決定するために時間をかけてください！