重要な書類を整理する簡単な方法

かもしれません 5, 2024

数週間前、私が緊急事態で家を出なければならなかった場合、保険書類、一般的な金融口座情報などの最も重要な書類をすばやく簡単に入手できないことがわかりました実際の災害が発生した場合に必要なもの。また、何らかの方法で無力化された場合、他の人がこの情報を見つけることは容易ではないことにも気付きました。

私の論文が一般的に整理されていなかったということではなく、重要な論文がより大きく、完全にポータブルではないシステムの一部だったということではありません。（家から逃げているのなら、ファイリングドロワーを広げようとは思わないだろう。）だから私は、キーペーパーを整理するのが比較的簡単になると約束した製品、Securita Vital Records PortaVaultに出会えて嬉しかった。私はそれをテストしました、そして、ここに私がそれについて考えたことがあります。

それは何ですか
PortaVaultは、ジップキャンバスケース、3リングバインダー、各カテゴリに何を保管するかを示すセクション区切り、プラスチック製ドキュメントプロテクタースリーブ、スリーブに入れたものを識別するための印刷ラベル、小さなキャンバスで構成されるシステムです。緊急連絡先、健康の歴史、災害計画などの情報のためのスペースを備えた事前印刷されたフォーム。バインダーには、ショルダーストラップとプラスチックの「レインコート」も付いています。

使い方
PortaVaultは、遺言状、出生証明書、金融口座情報、保険契約、医薬品処方情報などを保持することを目的としています。要するに、緊急時に必要になる可能性のあるもの、またはあなたが無能力になった場合に必要になる可能性のあるものです。セクションの区分-計画と連絡先、身分と家族の記録、健康と医療、金融と財産、保険、および不動産の計画と税金-各セクションに入れるべき文書に関するガイドライン、記録を更新する頻度、緊急事態に備えて準備を整える方法。

PortaVaultのプロテクタースリーブにドキュメントを保存するとき、事前に印刷されたラベルを各スリーブに追加して、何が入っているかを識別します。（事前に印刷されたバージョンでまだ説明されていないものについては、カスタマイズ可能なラベルもあります。）また、各セクションのフォームに記入する価値があります。数字、貴重品や収集品のリストなどが1か所に保存されます。

かかる時間
システムに精通し、セクションの仕切りやその他の指示を読み、フォームに記入し、レコード保護スリーブに物を移してラベルを付けるのに2時間強かかりました。家族全員の記録にこのシステムを使用している場合は、開始時に書類が適切な順序で並んでいない場合と同様に、おそらくもう少し時間が必要です。もちろん、1週間のうちに少しずつシステムをセットアップすることができ、1日15〜30分以上かかることはないでしょう。

なぜ私はそれが好き
私は一般にパッケージ化されたファイリングシステムの特に大ファンではありません。ただし、PortaVaultはルールの例外でした。（そして、記録のために、私は製品またはその親会社に既得権を持っていません。）まず第一に、他の多くのファイリングシステムと比べてここにはるかに少ないカテゴリーがあるので、私は使いやすくてイライラしません。また、物を保管する場所に関する標準的な推奨事項を「オーバーライド」するのが簡単であるという事実も気に入っています。IRAアカウント情報をTaxes＆Estate PlanningではなくFinance＆Propertyに入れる必要がある場合は、そこに置いてメモを取ります。システムのドキュメントロケーターフォーム。

また、PortaVaultが小さな（しかし潜在的に重要な）詳細に注目していることに感銘を受けました。ドキュメントプロテクタースリーブの外縁にはプリーツが付いているため、かさばったドキュメントを保管する際に、サイドでスリーブが曲がることがありません。バインダーはキャンバスケースから引き出されるため、作業が簡単です。事前に印刷されたフォームは簡単で論理的です。小さなジッパー式ケース（それ自体がバインダーにクリップされます）は、余分なキー、現金、コンピューターのzipドライブ、および紛失しやすいその他の小さなアイテムを置くのに適した場所です。そして、大きなケース自体は完全にジップアップし、耐水性があり、背骨に沿って頑丈なハンドルが付いています。

最後のメモ
他のシステムと同様に、PortaVaultには多少の労力が必要です。時間をかけて論文を収集し、フォームに記入し、システム内の情報を最新に保つ必要があります。結局のところ、古くて不正確なレコードでいっぱいのバインダーをつかむことは、まったく何もつかまえないほど良いことです。また、PortaVaultが安全でアクセスしやすい場所にあることを確認する必要があります。クローゼットの後ろに隠れている場合や、自分だけが知っている場所に隠れている場合、必要なときに取得するのがはるかに難しくなります。

システムをセットアップして論理的な場所に配置しようと努力すると、肩に大きな負担がかかっていることがわかりました。地震、火災、またはその他の災害によって、一瞬のうちに家から逃げられたり、無能力になったりしないことを願っていますが、もしこれらのいずれかが起こった場合、最も重要な論文が整い、準備ができていることがわかります。それは私が強くお勧めする冷静さと満足感です。

PortaVaultの詳細については、// www.securitaonline.com/products.htmをご覧ください。