スケジュールを設計し、それに固執する！

• 四月 30, 2024

非常に小さな会社で働いた後は、中小企業と同様に、多くの帽子をかぶる必要がありました。私はすべての取引のジェーンだったので（マーケティング、レセプション、ライティング、事務などを少ししました）、私は常にいくつかの異なる方向に引っ張られていました。このような構造化されていないが厳しい仕事の状況に自分自身を見出したのは初めてではありませんでしたが、この状況を優雅に処理したのは初めてでした。彼らが私に彼らの最も重要な文書で作業することを信頼する前に、私はたった1日、実際には半日しかそこにいませんでした。

私の秘密？スケジュールを設計しましたが、何にこだわっていても構いません。これが私がやった方法です。これらのテクニックを使用して、自宅で自分のスケジュールを作成することもできます。

観察します。

仕事を始めたときに最初にしたことは、私の周りで何が起こっているかを観察することでした。私の作品はどこから来たのですか？この作品を入手した頻度は？締め切りは何でしたか？

私が探していて、追い詰めようとしていたのは、日常的なタスクでした。世界で一番好きな種類のタスクです。一度やれば、10、20、100回、それをマスターできます。

すべてを書き留めます。何も省きます。

観察している間、物事を書き留めていました。私は上司から仕事を受け取っていることを知っていましたが、約半ダースの他のマネージャーがかなりランダムに働いていました。何が来るのか、どのくらいになるのか、私は決して知りませんでした。また、この分野の進捗状況を誰も監視していないことに気づいたので、時間をかけて自分で管理しなければならないことに気づいた継続的なマーケティング作業もありました。その後、2つの主要なレポートがあり、どちらも月ごとに期限が来ました。ビンゴ！これは私が探していたものです。定期的な作業は、スケジュールを作成するのに最適です。

リストを作る。

観察した後、「ダッシュボード」または「マスターリスト」と呼ばれるものの下書きを始めました。このリストで、私は自分の責任範囲をすべて壊しました。私はファイリングで使用する哲学に従いました。10個の小さなファイルをソートするよりも1つの大きなファイルでドキュメントを検索する方が簡単だから、ファイリング時に幅広いカテゴリを使用します。

いろいろな人から仕事がやってきたので、自分の仕事と2つのレポートがありました。割り当てがあまりにもばらばらだったので、統合しました。上司は私のリストの一番上に自分のカテゴリーを持っていました。マネージャーをまとめて1つのカテゴリにまとめました。私の個人プロジェクトは別のものであり、レポートは基礎であるため、リストの一番下にある1つのカテゴリに属していました。これらが私の責任の中核分野でした。 20の未解決事項があり、電話が鳴り、メールがジャンプしていたとき、最初は100のように感じていたのに、最終的に私は4つの主要な領域のみを担当していることを知って良かったです！

スケジュールを立てます。

会社に1か月滞在した後、4つの中核的な責任に基づいて一般的な職務記述書を作成することができました。この情報を使用して、スケジュールを作成しました。私の1時間（会議に出席していなかったとき）は、私の担当分野の1つに指定されていました。たとえば、毎日1時間程度レポートを作成するように設定した時間をスケジュールします。私がレポートに取り組んでいたとき、私はマーケティングなどに取り組んでいませんでした。私が予定していたことから私を引き離す唯一のことは、上司からの要求または重大な緊急事態でした。また、中断があった場合は対処し、レポートの作業に戻ります。

この方法で、特定の時間枠に特定のタスクを指定することで、すべての作業を完了することができました。また、私がしたことは、仕事の説明/責任範囲のリストをステータスレポートに変えて、ステークホルダーに毎日メールを送信し、自分のプロジェクトのどこにいるかを知らせることでした。

それに固執！

私は家で書いているとき、まだこのワークスタイルを使用しています。出版日またはウェブサイト別に勤務時間を分類します。特定のプロジェクトに専念するために時間の塊をスケジュールし、重大な緊急事態が発生しない限り、スケジュールを無視しません。

たとえば、先日、受信トレイで待っていたメールに気付いたときに、コーヒーブレイクブログの記事を作成していました（スケジュールどおり）。私はメールを開こうとしたが、それは私がのために書いていた記事のためでした 違う coffebreakblogではなくウェブサイト。私はすでにそのウェブサイトで予定されていた仕事をその日のうちに早く済ませており、翌日まで再び仕事をする予定はありませんでした。私は本当にメールを開きたかったのですが、今までやっていた仕事を控えて継続しました。

予定されていた12時間後まで、予想される電子メールを開封しませんでした。

プロジェクトで作業する予定があるのに、何かを待っている間はできず、それを手に入れるまで前進できない場合があります。その場合、プロジェクトに関連する何かをします。プロジェクトの内容に取り組むことができない場合は、いつでもハウスキーピングを行うことができます。請求書の作成を開始したり、将来的に編集者に提案する他のアイデアをブレインストーミングしたり、コンピューターファイルを整理したりできます。

複数の責任を持つ多くの専門家は、自分がどんな瞬間に何をすべきなのかよくわからないことがよくあります。スケジュールを立てることは、これらの厳しい決定を下すのに役立ちます。緊急事態がない限り、あなたはあなたのスケジュールの次のことをするだけです。

動画の説明: （short.ver）20190613「源から生きる、生き方革命」第11回 行動中毒〜日々の行動の奥に隠された本質とは〜 (四月 2024).