デジタル化により混乱を減らす、パート2：ペーパー

• かもしれません 7, 2024

このシリーズの最初の部分では、音楽コレクションをデジタル化することで、雑然としたものを避け、音楽をもっと楽しむ方法を検討しました。しかし、CDとカセットテープのスタックがめったに誰にとっても大きな頭痛の種になることはほとんどありません。その区別は、ほとんどの場合、特に税金や法的目的のために維持する必要がある論文に当てはまります。今週は、紙の分野でデジタル化することで、必要な記録をより少なく、より整然と保持できるようにする方法を調査します。

基礎
私たちのほとんどが領収書、請求書、公共料金明細書などの書類を保管している最も一般的な理由は、税務調査に直面した場合にIRSがそれらを要求する可能性があるためです。実際、記録管理は深刻なビジネスであり、IRSが記録を保持するよう指示している限り、必要なサポート文書を用意することが重要です。 （税関連の記録管理の概要については、以下のリンクを参照してください。）

そうは言っても、実際に私たちのうち何人が、税務関連の文書を求められたら迅速かつ簡単に手に入れることができるでしょうか？その過程で関係のない事務処理の山を掘り起こすのに何人必要でしょうか？この書類のすべてが保管されている（考えている）クローゼットのファイル引き出し/箱/裏に取り組むことを考えているだけで、私たちの何人が歯を痛めていますか？保持する必要のあるレコードをデジタル化することは、プロセスの健全性をあきらめることなくIRSに準拠できるようにするために大いに役立ちます。

メリット
現在、米国の法律では、領収書、請求書、明細書など、紙に保管する必要があったものの多くを、税関連の記録のデジタルコピーが代用できます。このような重要なドキュメントをデジタル形式で保存すると、スペースを大幅に節約できるだけでなく、必要なものをすばやく見つけて記録を整理しやすくなります。さらに、4月に来て、領収書でいっぱいの靴箱を納税者に渡す必要はもうありません。

遺言、タイトル、出生証明書、多くの住宅ローン文書など、一部の文書は常に元の紙の形式で保管する必要があることに注意することが重要です。これらのドキュメントのデジタルコピーはいつでも作成できますが、必ず安全な場所でオリジナルを保持してください。書類に記載する内容の詳細については、弁護士、公認会計士、または税務専門家にお尋ねください。

入門
書類をデジタル化するために本当に必要なのは、スキャンしたもののコピーをコンピューターに自動的に転送するスキャナーだけです。もちろん、スキャナーのコストと品質は大きく異なります。頻繁に（特にデジタルドキュメントの作成に）使用する予定がある場合は、使いやすく、時間の経過に耐えられるものに投資する価値があります。理想的には、.jpgなどの画像ファイルではなく、作成するドキュメントのPDFを作成するスキャナーを探します。

（書類が特に領収書が多い場合は、新しいNeatReceiptsスキャナーを検討することをお勧めします。このガジェットでは領収書をスキャンできます。また、経費を分析および分類するソフトウェアも付属しています。アカウンティングプログラムにもう1つ領収書を手動で入力するという考えから悲鳴が上がった場合、またはアカウンティングプログラムの考えから悲鳴が上がった場合に購入します。
こちらからNeat Receiptsスキャナーをご覧ください。

優れたスキャナーに加えて、コンピューターに整理されたファイリングシステムをセットアップすることは理にかなっています。書類をスキャンして、ハードドライブの暗くて未知の隅に保管することは、詰め物が詰まったファイリングドロワーでそれらをすべて整理しようとするのと同じくらい厄介です。 「Expenses」（または「Important Papers」、またはあなたにとって意味のある名前）と呼ばれる専用フォルダーのセットアップを検討してください。その中に、そこに保存するさまざまな種類のドキュメント用に追加のフォルダーを作成します：クレジットカードの明細書、領収書、ペイスタブなど

進捗を維持する
ドキュメントをスキャンするたびに、検索しやすい名前（スキャナーが呼び出す標準のScan001.pdfではなく）を付け、適切なフォルダーに保存するようにしてください。

また、ディスク、外付けハードドライブ、USBキー（おおよそ親指の大きさでコンピューターのUSBポートに接続するもの）にかかわらず、この情報を定期的にバックアップすることにも注意が必要です。 ）。これは、重要な書類を安全な引き出しまたは鍵のかかった引き出しに保管することのデジタル版と考えてください。

文書をスキャンしてコンピューターに安全に保存したら、元の書類の多くを取り除くことができます。 （繰り返しますが、紙のフォームに何を保管する必要があるか疑問がある場合は、弁護士または公認会計士に確認してください。）クレジットカード情報を示す領収書、口座番号を記載した領収書、そして、絶対にあなたの社会保障番号に関係なく-それを単にごみ箱に落とすのではなく。

既存のドキュメントをデジタル化することは、紙ベースの頭痛を軽減し、必要なときに必要なものを見つけやすくする優れた方法です。わずかな時間、ツール、および労力を費やすだけで、面倒なファイルドロワーを完全に空にすることができるかもしれません。

動画の説明: Fireside Chat with Dr. Craig S. Wright at BSV: Bitcoin for Business (Tokyo, Japan) (かもしれません 2024).