紙のファイルを1年先の形で入手する

• 四月 28, 2024

2月がArchive Your Files Monthであることをご存知ですか？昨年の記録を順番に取得し、そして来年のための効果的なファイリングシステムを設定すると、祝福​​する気分にならないかもしれませんが、数か月後にはかなりの落ち着きとコントロールが得られます。 2010年にファイルを整理して整形し、サービスを提供できるようにする方法を次に示します。

ステップ1：最近の過去をアーカイブする
今では、2009年の請求書と明細書の大部分（すべてではないにしても）を受け取っている可能性が高いので、2010年に対応するスペースを確保するために昨年のファイルを移動する良い機会です。税務または法的な目的で必要なファイルはすべて、銀行の箱、ファイルビン、またはその他のポータブルストレージコンテナに転送できます。不要なものや不要なものは、シュレッダーやごみ箱に行くことができます。

（どのファイルを保持するのか、どのくらいの期間保持するのか興味がありますか？保持するものとその理由に関するBankRateの概要を確認してください。また、CPAまたは弁護士にガイドラインを求めてください。家を所有しています。）

この年次クリーンアウトは、財務記録（毎年更新されます）に適用されます。また、学校からの子供のレポートカード、年間を通じて収集した参照資料、通信などの個人ファイルにも適用されます。保管しておく価値のあるものを選択してください。その中で、どれだけアーカイブできるか、メインのファイリングシステムにどれだけの価値があるかを選択してください。

ステップ2：遠い過去に入札する
2009年の記録を、まだアクセス可能な範囲外の場所に移動するときは、2008年以前から保持しているものをすべて調べてください。作成したガイドラインに基づいて安全に実行できるものをすべて削除します（つまり、おそらく さよなら 税金に影響を与えない限り、過去数年間の電話や公共料金の請求書などに）、それらの古いファイルを可能な限り統合します。これらのアーカイブをホームオフィスから移動し、必要に応じてそれらを取得できるが、クローゼットの棚など、定期的にそれらを表示する必要がない場所に移動します。

ステップ3：新しいファイルと置換ファイルを作成する
次に、銀行の明細書やクレジットカードの請求書など、定期的に受け取る請求書と明細書の新しいファイルフォルダーを作成します。 （ファイルフォルダーを削除せずに昨年のレコードを移動した場合は、この手順をスキップできます。）これは、カテゴリを変更、結合、または削除し、必要に応じて新しいカテゴリを追加する良い機会でもあります。ファイルフォルダーのセットアップ、分類、ラベル付けに時間をかけることで、今年の残りを通じてファイリングが簡単になります（スリリングでなくても）。

ステップ4：ファイリング習慣を身に付ける
古いものを片付け、新しいファイルを準備できたら、あとは、作業が終わったら、片付けておくだけです。特に、あなたが書類を提出するよりも歯を抜いてもらいたい場合、私は知っています。ただし、他の雑用と同様に、少量でこれに取り組むと、はるかに耐えやすくなり、必要な時間ははるかに短くなります。請求書の支払いや小切手帳の貸借に費やす時間に、ファイリングのために1分または2分余分に追加してみてください-実行可能なシステムが整っていれば、ファイリングシステムに物をセットするときにそれ以上の時間は必要ありませんスムーズに機能するまで。

Archive Your Files Monthを公式に祝うかどうかに関係なく、今後数週間かけてファイルの形を整えてください。今年の残りの期間は、あなたがしたことを嬉しく思います！

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