電子メールの整理-並べ替えと除草

• かもしれません 13, 2024

電子メールは郵便物のように物理的なスペースを散らかすことはありませんが、それでもそれが積み重なったときにストレス、欲求不満、頭痛の原因になる可能性があります。電子メールを制御することで、圧倒されることなく、電子メールを意図したツール（確実に連絡を取り、情報を提供するツール）にすることができます。

電子メール用の機能的な整理システムを作成するための最初のステップは、もちろん、不要になったメッセージや不要になったメッセージを取り除くことです。以下は、受信トレイをスリム化し、デジタルクラフトを解消するためのいくつかの基準と指針です。

どこから始めれば
多くの場合、最も古い電子メールメッセージはタイムリーで適切である可能性が最も低く、それらの多くは古くなっている可能性があるため、最も古い電子メールメッセージの並べ替えと除草から始めるのが最も簡単で効果的です。電子メールのバックログが非常に大きい場合は、一般的なバックログフォルダーを作成して、受信トレイが乱雑になって圧倒されないように、分類したいメッセージを保持することができます。

20〜30分の並べ替えから開始することをお勧めします。これは一般に、ある程度の進歩を可能にするのに十分ですが、退屈したり使い古したりするほどではありません。まだ刺激を受けているなら、それを続けてください。それ以外の場合は、休憩を取り、さらに20分ほど後に戻ってきます。

ガイドライン作成
他の種類のものを除草するときと同様に、手放す準備ができているものと保持したいものについていくつかのガイドラインを事前に用意しておくと役立ちます。以下は、除草中に削除する電子メールメッセージの種類の一部です。

• そもそも受信したくないメッセージ（もちろん、スパムですが、サインアップしていないニュースレター、不要な転送など）
  
• 古い情報（たとえば、既に通過したイベントなど）を含むメッセージ
  
• 情報メッセージ（ニュースレターなど）私はすでに読んでおり、再び読む可能性は低い
  
• 読んでいない2か月以上前の情報メッセージ
  
• スキミングしたメッセージで、何もしたくない、または何もする必要がない
  
• 他の場所で情報が利用できるメッセージ
  
• より長いスレッドの一部になったメッセージの以前のバージョン（つまり、クライアントが返信したメッセージを送信し、クライアントが返信した場合、最新のメッセージのみを保持します。その中の対応）
  

削除します！
ガイドラインを用意したら、キーボードのDeleteキーを指でたたいて受信トレイの内容を確認します。多くの電子メールは、あなたがしなければならないことのリマインダーとして残る傾向があるので、あなたの側のTo Doリストでこの練習をしてみてください。注意しなければならないことを思い出させるためだけに保持しているメッセージに出くわしたら、そのタスクをTo Doリストに書き込み、メッセージを削除します（または、少なくとも、受信トレイをフォルダに追加します）。

並べ替えるときは、メッセージの内容に追いつきすぎないようにしてください。たとえば、読みたい長い電子メールがある場合は、保存する価値があることを確認するために数行をスキミングしてから、電子メールプログラムのTo Readフォルダー。また、メッセージ内のリンクをクリックしてから、オンラインでツールに夢中になるなど、気を散らすものについても注意してください。必要に応じて、訪問するサイト用のフォルダーを設定し、オンラインでチェックアウトしたい情報に関するメッセージをそこに保存します。

作業中は、電子メールの受信トレイを机上の物理的な受信トレイと考えてください。理想的には、まだ確認していないメッセージや作業中のメッセージのみを保持する必要があります。不要になったものを削除し、参照として保持したいものをすべてフォルダーに移動すると、本当にアクティブで最新のものを簡単に把握できるようになります。

このシリーズの次の記事では、保持することを選択した電子メールメッセージを保存および整理する方法について説明します。今週は、独自の並べ替えと除草のガイドラインを作成し、受信トレイを整理するためにそれらを使用する時間を確保します。