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• かもしれません 20, 2024

長いドキュメントでの作業は整理し続けるのが面倒ですが、MS Wordにはプロセスを管理するために使用できるいくつかの機能があります。これらの機能の多くは、プロジェクトをより管理しやすくするために、さまざまな方法で一緒に使用できます。

ブックマーク（ハイパーリンク）
ドキュメント内のブックマーク（ハイパーリンク）は、ドキュメントにトピックに関する詳細情報が含まれている場合に便利です。例：カメラの製品マニュアル内。マニュアルの冒頭で、露出補正ボタンがカメラのどこにあるかを説明します。マニュアルのセクションにブックマークを配置すると、露出補正の設定方法について説明できます。この手法により、読者はドキュメントのセクションにすばやくジャンプして、機能に関する詳細情報を入手できます。

相互参照
ブックマークと同様に、相互参照により、読者はドキュメント内の別の場所にジャンプして、トピックに関する詳細情報を見つけることができます。相互参照は、図、ブックマーク、キャプション、見出し、番号付き段落、ページ番号などに対して行うことができます。この機能の利点は、ドキュメント内に存在しないページまたは見出しをWordで参照できないことです。

アウトライン
ドキュメントアウトライン機能を使用するには、ドキュメント全体で一貫した見出しを使用する必要があります。これは、一連の小見出しを持つ主要なカテゴリがある場合に有効です。たとえば、章内にいくつかのセクションがある章見出しがある場合があります。各セクションには、見出しの階層を作成するいくつかのトピックがあります。この方法は、各見出しレベルにスタイルを割り当てるときに最適に機能します。アウトラインビューでは、ドキュメントを見出しレベルまで折りたたんで、各セクションがどのように流れるかを一目で把握できます。アウトラインビューでは、ドキュメントが論理的に記述されているかどうかを評価できます。また、アウトラインビューの機能を使用すると、見出しレベルを降格および昇格してレイアウトを操作したり、ドキュメントを再配置したりできます。

マスター文書とサブ文書
原稿には、WordがMasterおよびSubDocuments機能で提供するより強力なツールが必要です。この機能は、本の原稿などの大規模なプロジェクトを整理するために使用します。このツールを使用すると、大きなプロジェクトをより管理しやすい小さなサブドキュメントに分割できます。マスター文書は関連するサブ文書にリンクしているため、サブ文書に変更が加えられると、マスター文書も同様に更新され、その逆も同様です。各サブ文書はマスター文書内でハイパーリンクされており、マスター文書からサブ文書を起動できます。リンクにより、目次、索引付け、相互参照、ヘッダーおよびフッターを作成して、マスター文書内からすべてのサブ文書に直接適用できます。

図、グラフ、表
学術作品では、多くの場合、図、グラフ、表を使用して、テキスト内で作成されているポイントを示します。図、グラフ、表などの表は、読者にとって非常に役立ちます。この機能は、目次と同様にテーブルを自動的に作成します。この機能を使用する鍵は、参照テーブルに含める各図、グラフ、および表にキャプションを挿入することです。ページ番号を表示する機能、ページ番号の配置、ラベルと番号の表示、タブリーダーなど、テーブルの作成にはいくつかの形式オプションがあります。

目次（TOC）
目次は、リファレンスガイドで最も役立ちます。読者は、ドキュメントで最も重要な情報を見つけるのに役立つ目次があることを高く評価しています。 Wordで目次を作成するのは、目次に含める文書の見出しやその他の部分にスタイルを適用する際に一貫性があれば、簡単です。文書に複数レベルの見出しが含まれる場合、TOCは最初の3つの見出しレベルに制限する必要があります。そうしないと、複雑すぎて役に立たなくなる可能性があります。通常、文書の冒頭で文書の別のセクションに目次を設定します。別のセクションを作成すると、TOCのページがページ番号付けを複雑にすることなく、ページ1でドキュメントコンテンツの番号付けを開始できます。目次をブックマークまたはハイパーリンクと組み合わせて、読者が目的のトピックに方向をジャンプできるようにすることができます。

索引付け
参照ドキュメントのインデックス作成は非常に便利です。ドキュメントに含めることで、読者は概念や特定のトピックを簡単に見つけることができます。通常、ドキュメントの後ろのセクションにあり、ドキュメントに含まれる重要なアイデアを参照するページを提供します。この機能は簡単に使用できますが、ライターにとって難しいタスクは、インデックスを作成するのに適切な単語、トピック、または概念を判断することです。良いインデックスはよく考えられています。この機能を効果的に使用するには、インデックスに含まれる各単語または見出しをドキュメントでマークする必要があります。文書の長さにもよりますが、これは退屈な作業ですが、読者にとっては価値があります。

脚注と文末脚注
長い学術文書または参照文書での別の労働集約的なタスクは、脚注と文末脚注の管理です。 Wordの脚注および文末脚注機能を使用すると、これらの重要な参照の番号付けと書式設定が簡単になりますが、各参照の著者、作品、発行者、発行日を適切にリストする必要があります。文書内の各脚注と文末脚注は、適切にマークする必要があります。ただし、Wordは、脚注または文末脚注を文書内の適切な順序と場所に挿入する役割を果たします。

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