Outlookのカテゴリについて

• かもしれません 1, 2024

カテゴリを使用すると、無数のフォルダを作成せずにOutlook環境を適切に整理できます。カテゴリを使用することで、すべてのアイテムを1つのフォルダに保持しながら、カテゴリごとにアイテムをグループ化できます（メールアイテムを除く）。カテゴリが割り当てられると、カテゴリごとにアイテムを検索、ソート、およびフィルタリングすることもできます。たとえば、同じプロジェクトに関連するメール（送受信済み）、連絡先、タスク、予定、メモのコレクションがある場合があります。カテゴリを使用すると、すべてをまとめて全体像を見ることができます。

マスターカテゴリー
Outlookには、個人のニーズに合わせて独自のカテゴリを追加できるデフォルトのマスターカテゴリリストが含まれています。マスターカテゴリリストは、[編集/カテゴリ]メニューコマンドの下にあります。 [カテゴリ]ウィンドウの[マスタカテゴリ]ボタンを使用して、マスタカテゴリリストのカテゴリを追加および削除します。マスターカテゴリリストからカテゴリを削除すると、そのカテゴリに割り当てられたアイテムは変更されません。削除されたカテゴリを使用して、それらのアイテムを引き続きグループ化できます。

マスターカテゴリリストからカテゴリを選択して、Outlookアイテムに1つ以上のカテゴリを割り当てることをお勧めします。単にアイテムのカテゴリフィールドにカテゴリを入力することもできますが、ほとんどの場合、各アイテムで同じ方法でカテゴリを参照することはないため、それらを使用する目的は無効になります。

たとえば、分類する最初のアイテムにMS Officeと入力します。数日後、同じカテゴリの新しいアイテムができました。今回は、Microsoft Officeと入力します。 Outlookはこれを新しいカテゴリとして解釈します。

マスターカテゴリリストを使用すると、一貫性が保証され、スペルミスが回避されます。

カテゴリーをアイテムに割り当てる
任意のタイプのOutlookアイテムに1つ以上のカテゴリを割り当てることができます。電子メールメッセージフォームを除き、すべてのOutlookフォームに[カテゴリ]フィールドとボタンが表示されます。電子メールアイテムにカテゴリを割り当てるには、電子メールオプションに移動してカテゴリフィールドを見つける必要があります。

アイテムの作成中にカテゴリを割り当てるには、フォームの[カテゴリ]ボタン（または電子メールアイテムの[オプション]ボタン）をクリックし、適用されるマスターカテゴリリストのすべてのカテゴリをオフにします。 [OK]をクリックします。既存のアイテムを開き、上記の手順に従って作成後にカテゴリを追加します。

カテゴリを割り当てて、リスト内のアイテムを増やすことができます。同じカテゴリを割り当てるすべてのアイテムを選択します。青い選択を右クリックし、ショートカットメニューから[カテゴリ]を選択します。適用されるすべてのカテゴリを確認してください。 [OK]をクリックします。

アイテムからカテゴリを削除する

カテゴリを削除するアイテムを開きます。 [カテゴリ]ボタンをクリックし、削除するカテゴリから選択チェックマークを削除します。アイテムのグループを事前に選択することにより、リスト内の複数のアイテムからカテゴリを削除できます。右クリックのショートカットメニューから[カテゴリ]を選択します。削除するカテゴリの選択を解除します。次に、[OK]をクリックします。

すべてのアイテムを検索

[編集]メニューの[高度な検索]コマンドを使用して、カテゴリ内のすべてのアイテムを検索します。 [高度な検索]ダイアログボックスで：

-[検索対象]フィールドのドロップダウンから[任意の種類のOutlookアイテム]を選択します
-[個人用フォルダー]が[入力：]フィールドに表示されていることを確認すると、個人用フォルダーにあるすべてのフォルダーが検索されます。 [参照]をクリックして、選択したフォルダーに検索を絞り込むことができます。
-[その他の選択肢]タブをクリックします
-[カテゴリ]ボタンをクリックします
-検索するカテゴリを選択します
-[OK]をクリックします

選択したカテゴリのすべてのアイテムが[検索]ウィンドウに表示されます。開きたいアイテムをダブルクリックすると、それらを開いて詳細を表示できます。

検索を保存して、後で取得することができます。 [ファイル/検索の保存]をクリックし、検索を保存するフォルダーを選択し、検索にファイル名を付けて、[保存]をクリックします。ファイルの種類はOffice Saved Searchesである必要があり、ファイルには.ossファイル拡張子が付きます。保存した検索を開くには、ファイル/検索を開くをクリックし、開きたい検索を見つけて選択し、OKをクリックします。 Openイベント中に、Outlookは保存された検索で設定された条件に基づいて新しい検索を実行します。

カテゴリ内のすべてのアイテムを印刷する

検索の実行後、見つかったすべてのアイテムを印刷できます。検索ウィンドウですべてのファイルを選択します（[すべて編集] / [すべて選択]またはマウス選択を使用）。青い選択領域を右クリックして、ショートカットメニューから[印刷]を選択します。

希望する印刷スタイルを選択します。

-表スタイルは、見つかったアイテムのリストのみを印刷します
-メモスタイルはアイテムの内容を印刷します

必要に応じて他の印刷オプションを選択します。次に、印刷ボタンをクリックしてドキュメントをプリンタに送信します。

アクティブなOutlookユーザーであり、電子メール以外のほとんどの機能を使用する場合は、カテゴリを使用してOutlookアイテムを整理することを検討してください。

動画の説明: 【HTML入門】#05. 要素の配置ルールとカテゴリー (かもしれません 2024).